Scrum ist spätestens in den letzten Jahren zum geflügelten Wort im Projektmanagement geworden. Dienstleister werben mit ihren zertifizierten Scrum Mastern. Aber was macht Scrum-Projekte besonders und für wen ist die Methode wirklich geeignet?

Das Dilemma großer Projekte: Planung des Unvorhersehbaren

Scrum ist eine Form des sogenannten agilen Projektmanagements. Dieses steht klassischen Ansätzen wie dem Wasserfallmodell entgegen, das von aufeinanderfolgenden Stufen eines Projekts ausgeht: Auf Planung folgt Umsetzung folgt Testing folgt Veröffentlichung. Das klingt zunächst einleuchtend, doch stößt so ein Modell schnell an seine Grenzen. Was passiert, wenn sich bei einem Corporate Website Relaunch neue Anforderungen ergeben, nachdem die Entwicklung bereits begonnen hat? Eine weitere Schwachstelle kommt durch die späte Testphase zustande: Wenn hier grundlegende Fehler an der Architektur der Software festgestellt werden, ist die bis dahin geleistete Arbeit unter Umständen nutzlos.

Das ist das Dilemma jedes großen Projekts: Die Notwendigkeit der Planung steht der unvermeidlichen Unvorhersehbarkeit entgegen. Denn sowohl finanziell als auch technisch kann man nicht sicher sein, welche Hürden mit fortschreitender Zeit aufkommen. Und diese Unsicherheit besteht nicht nur beim Kunden, sondern auch beim Dienstleister. Denn der Kunde wird zunehmend verunsichert, was der Dienstleister mit seinem Geld anfängt, ob das ihm zur Verfügung stehende Budget reicht und ob seine Erwartungen an das Endprodukt erfüllt werden. Auch für die das Projekt umsetzende Agentur ist unklar, ob dem Kunden das entstehende Projekt gefallen wird und ob die eigene finanzielle Kalkulation aufgehen wird. Kurz: Je komplexer das Projekt ist, desto geringer wird die Wahrscheinlichkeit, mit traditionellem Projektmanagement ein für alle Beteiligten zufriedenstellendes Endprodukt zu liefern, das außerdem ökonomisch vertretbar bleibt. Genau an dieser Stelle kommt Scrum ins Spiel.

„Scrum eignet sich für große, komplexe Projekte. Wenn es viele Ungewissheiten gibt, die man nicht im Voraus kennen kann, dann ist es ein gutes Scrum-Projekt.“
— Daniel Habib, Scrum Master bei OEVERMANN Networks

Ein Beispiel für so ein für Scrum geeignetes Projekt ist der Relaunch einer Corporate Website. Dahinter liegen unter Umständen viele länderspezifische Websites, für die unterschiedliche Anforderungen vorliegen. Wenn dann auch noch ein internationaler Shop integriert werden muss, gibt es viele Unwägbarkeiten und viele Beteiligte, die es zu koordinieren gilt.

Der Name „Scrum“ stammt übrigens aus dem Rugby und beschreibt einen Spielzug, bei dem die Spieler eng gedrängt um den Ball ringen. Was das mit Projektmanagement zu tun hat? Beim Scrum arbeiten auch viele Beteiligte eng miteinander.

Scrum: Planen im Kleinen und ganz viel Kommunikation

Im Gegensatz zu dem oben erläuterten klassischen Wasserfallmodell funktioniert Scrum nach dem Motto „Machen statt Planen“. Dabei ist es Ziel, möglichst bald ein verwendbares Produkt zu haben, das aber alles andere als perfekt sein muss. Das kann zum Beispiel eine rudimentäre Website sein, auf der erst einmal nur der Login funktioniert. So sehen nicht nur die Entwickler den Fortschritt an einem Projekt, sondern können diesen auch leicht verständlich mit dem Kunden teilen.

Und darin besteht bereits der zweite Grundsatz bei Scrum: den Kunden zu involvieren. Ein Scrum-Projekt lebt durch den regen Austausch zwischen Dienstleister und Kunde. Alle Beteiligten tauschen Erfahrungen und Ideen aus und finden so zu einer gemeinsamen Sicht auf die Lösung. Auf diese Weise können Sackgassen in der Entwicklung schnell erkannt werden und der Kunde erhält das Produkt, das er wirklich haben möchte.

Kunden stehen der Scrum-Idee oft erst zögernd gegenüber, da durch den fortlaufenden Kontakt mit dem Scrum-Team ein hoher Zeitaufwand befürchtet wird. Doch was bei dieser Kritik in Vergessenheit gerät ist, dass in jedem Projekt ständig Fragen aufkommen oder technische, unvorhergesehe Hürden auftreten. Scrum gibt die Möglichkeit, diese Punkte zeitnah anzusprechen, anstatt immer wieder mit unangekündigten Telefonaten oder E-Mails die Arbeit des anderen zu unterbrechen.

Der Scrum-Projektablauf

Am Anfang des Projekts werden Ziele und Features des Endprodukts festgehalten. Bei einem Shop können das unter anderem Produktseiten sein, die bestimmte Eigenschaften haben müssen. Gemeinsam werden Meilensteine inklusive Zeitrahmen und finanziellem Rahmen festgelegt, sodass eine Budgetplanung möglich ist.

_{Product Backlog}

Alle gewünschten Eigenschaften und Funktionen des Produkts kommen in den sogenannten Product Backlog. Er kann auch im Verlauf des Projekts neue Anforderungen und Features aufnehmen. Es ist die Aufgabe des Product Owners, das Product Backlog zu verwalten und Aufgaben zu priorisieren. Diese werden dann an das Dev Team verteilt, also die Entwickler bzw. diejenigen, die das Projekt konkret verwirklichen.

_Sprints

Die Hauptzeiteinheit eines Scrum-Projekts ist der Sprint. Dabei handelt es sich im Grunde um den Zeitraum zwischen zwei Terminen zur Abstimmung mit dem Kunden. Zwei Wochen ist eine gängige Länge für einen Sprint, doch je nach Projekt kann man vielleicht in dieser Zeit nichts Wertvolles produzieren. Dann lohnen sich längere, vierwöchige Sprints. Noch längere Sprints sind im Scrum nicht zulässig, da hier durch die langen Pausen zwischen Absprachen das Risiko einer Fehlentwicklung zu hoch würde. 

Jeder Sprint beginnt mit einem Sprint Planning Meeting, in dem ein Ziel festgelegt wird und die anstehenden Aufgaben (in Scrum-Projekten User Stories genannt) verteilt werden. Ein typisches Ziel könnte zum Beispiel sein, einen vollständig funktionierenden Warenkorb zur Verfügung zu stellen. Für die bessere Planbarkeit der Sprints wird im Vorfeld jeder User Story eine Anzahl sogenannter Story Points zugewiesen, die angeben, wie komplex die Aufgabe ist. Damit behält man auch einen Überblick darüber, wie schnell das Team arbeitet („Velocity“). Wenn vor Ablauf der Zeit alle User Stories umgesetzt sind, können in Absprache mit dem Product Owner weitere Aufgaben aus dem Product Backlog angegangen werden. 

_{Scrum Review Meeting}

Am Ende jedes Sprints steht der Austausch mit dem Kunden im sogenannten Review Meeting. Wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist, kann das Meeting auch per Online-Konferenz stattfinden. In jedem Fall ist es wichtig, alle Beteiligten regelmäßig an einen – wenn auch bildlichen – Tisch zu bringen. Das Team zeigt den neuesten Stand des Projekts und bespricht die weitere Vorgehensweise. Dabei kann der Kunde direkt Feedback geben und in Abstimmung mit dem Scrum-Team die weitere Richtung bestimmen. Und nach dem Meeting wird der nächste Sprint eingeläutet.

So gelangt ein Scrum-Projekt in vielen Sprints zu einem immer besseren Endprodukt. Sie möchten mehr über Projektmanagement mit Scrum erfahren? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.