Viele Firmen entschließen sich dazu wesentliche Teile ihrer IT auszulagern, um so zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen. Besonders große und international agierende Unternehmen haben in den letzten Jahren vermehrt IT Outsourcing betrieben und viele ihrer Arbeitsbereiche an externe Dienstleister abgegeben. Aber auch der KMU-Bereich profitiert inzwischen häufiger von diesen Maßnahmen. Dieser Blog-Beitrag soll die Vorteile und Nachteile vom IT Outsourcing gegenüberstellen und einen Überblick verschaffen, worauf es dabei ankommt.

Definition: Was ist IT Outsourcing eigentlich?

Information Technology Outsourcing (kurz ITO) ist ganz allgemein betrachtet die vollverantwortliche Übertragung von IT-Funktionen, oder Geschäftsbereichen mit sehr hohen IT-Anteilen, an einen externen Dienstleister über einen definierten Zeitraum. Dabei gehen teilweise vorhandenes Personal, Hard- und Software, Gebäude oder andere Vermögenswerte an den IT-Outsourcing-Anbieter temporär über (sog. Asset und Personnel Transfer). Mittels vorheriger vertraglicher Vereinbarung, den Service Level Agreements, werden Umfang und Qualität der Dienstleistungen beschrieben.

Dabei können die verschiedensten Leistungsebenen eines Unternehmens beim IT Outsourcing involviert werden. Es können Leistungen auf Infrastrukturebene (z.B. Server, Clouds, Rechenzentren) ausgelagert werden, auf der Anwendungsebene (z.B. Software, Websites, Shopsysteme, Intranet) oder auf der Geschäftsprozessebene (z.B. Buchhaltung, Online Marketing, digitale Produktentwicklung).

IT Outsourcing bei Online-Anwendungen und E-Commerce-Shops

E-Commerce-Shops, Mobile Apps, Intranet-Lösungen und Firmen-Websites müssen gewartet, gepflegt und stets aktuell gehalten werden. Zudem kommt noch der Aufwand für die Infrastruktur-Systeme und die IT-Sicherheit dazu. Liegt die Haupttätigkeit einer Firma nicht im IT-Sektor, ist es für viele Unternehmen schwer den hochtechnologischen Anforderungen und der steten Weiterentwicklung allzeit gerecht zu werden. Entsprechendes Personal müsse freigestellt, geschult oder neu angeworben werden. Auch müsse entsprechende Soft- und Hardware beschafft, aufgestellt und gewartet werden. Das bringt uns bereits zu den Vorteilen des IT Outsourcings.

Vorteil #1: Einsparung bei Zeit, Ressourcen und Finanzen

Anstatt fachspezifische Mitarbeiter einzustellen und in technische Hilfsmittel zu investieren, kann es sich lohnen die Informations- und Kommunikationstechnik einem erfahrenen und spezialisierten IT-Anbieter zu überlassen. Das spart häufig zeitliche Ressourcen und ist in der Regel auch kostengünstiger. Auch kleine- und mittelständische Unternehmen können immer häufiger hiervon profitieren, da es mittlerweile sehr hoch spezialisierte Anbieter gibt, die kostengünstige, teils standardisierte Lösungen anbieten.

Neben den drei wichtigsten Vorteilen, nämlich der Einsparung von Kosten, Zeit und Ressourcen, gibt es noch zahlreiche weitere Faktoren, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.

Vorteil #2: Wettbewerbsvorsprung durch fortlaufende Weiterentwicklung

Jeder weiß, wie schnell die Entwicklung neuer Produkte und Anwendungen im digitalen Zeitalter von statten geht. Ebenso schnell ändern sich auch die Anforderungen auf der Kundenseite an den Dienstleistungen und Produkten eines Unternehmens. Man benötigt Server zum Speichern von Daten, für die Sicherheit im Internet sind spezielle Firewalls erforderlich und dann ist da noch das Thema Datenschutz. Da sich Datenschutzrichtlinien regelmäßig ändern und sich die IT-Technik stetig weiterentwickelt, müssen die spezifischen Kenntnisse immer aktuell sein, um auf geänderte Anforderungen schnell reagieren zu können. So gibt es bspw. aktuell eine Debatte im Europaparlament zur Zukunft der Cookie-Richtlinien.

IT-Outsourcing-Anbieter haben einen Blick für Veränderungen am Markt und verfügen über entsprechendes Fachpersonal, dass die digitalen Entwicklungen beobachtet. Das ist gerade in Bezug auf neue Technologien, Viren, Hackerangriffe und den Datenschutz besonders wichtig. Lagert man seine IT-Bereiche aus, so kann man davon ausgehen, dass die Soft- und Hardware immer auf dem aktuellsten Stand ist. Zudem verfügen die meisten IT-Firmen über mehrere Server. Die Ausfallwahrscheinlichkeit von Online-Anwendungen, oder E-Commerce-Shops wird dadurch minimiert.

Vorteil #3: Volle Transparenz der Kosten und Leistungen

Weiterer Vorteile von IT Outsourcing sind die klare Kostentransparenz und das Projekt-Monitoring. Die allermeisten IT-Outsourcing-Anbieter arbeiten mit festdefinierten Workflows und Prozess-Standards. Dadurch lassen sich die investierten Stunden und aktuellen Projektaufgaben zu jedem Zeitpunkt unmittelbar abrufen – keine Anforderung verschwindet in einer Blackbox. Geleistete Dienste werden protokolliert und festgehalten, wodurch die Kosten auch später noch nachvollziehbar sind.

Bereits vor Beginn einer Kooperation kann ein IT-Anbieter durch seine langjährige Erfahrung und Expertise bereits genaue Prognosen zu den voraussichtlich entstehenden Kosten nennen. Vielen Unternehmen fehlen solche eindeutigen Zahlen, wenn die IT-Systeme nicht eindeutig abgegrenzt und standardisiert sind. 

Alle Vorteile des IT Outsourcings im Überblick

Die verschiedenen Vorteile des IT Outsourcings sind hier nochmal in einer kurzen Übersicht zusammengefasst:

• Zeitersparnis
• Kostenreduzierung
• Ausgebildetes Fachpersonal
• Wettbewerbsvorsprung
  
• Keine Anschaffungs- und Wartungskosten
  
• Neuste Technologie und Software
  
• Datenschutz und Internetsicherheit
  
• Langfristige Planungssicherheit
  
• Volle Kostentransparenz
  
• Consulting und Beratung
  

Nachteil #1 von IT Outsourcing: Transparenz

Eben noch als Vorteil genannt, nun als Nachteil: die Transparenz. Wer Elemente seiner Informations- und Kommunikationstechnik auslagert, gibt teilweise essentielle Geschäftsbestandteile in die Hände eines anderen Unternehmens. Das erfordert natürlich ein gewisses Vertrauen, weil man die Experten nun nicht mehr inhouse sitzen hat, sondern auf die Erreichbarkeit und Zuarbeit des Partnerunternehmens angewiesen ist. Wenn es sich dabei um geschäftstragende Leistungen handelt, sollten solche Dinge unbedingt vorab vertraglich geklärt werden, um sich hier abzusichern. Ein optionaler 24h-Support sollte niemals ein Problem darstellen.

Nachteil #2: Mangelndes IT-Know-How inhouse

Technische Unwissenheit kann manchmal ebenfalls ein Faktor sein, da nicht jeder Unternehmer die Sinnhaftigkeit jeder einzelnen IT-Leistung unmittelbar nachvollziehen kann. Hardware oder Software-Lizenzen, die bezahlt werden müssen, diverse Analysen und Datenauswertungen, viele Stunden im Projektmanagement oder die Anfertigung von dutzenden Prototypen kann schon mal eher ein Stirnrunzeln statt Freude erzeugen. Hier ist der IT-Dienstleister in jedem Fall gefragt durch eine klare Kosten- und Leistungstransparenz für Aufklärung zu sorgen und auch für Nachfragen immer kurzfristig zur Verfügung zu stehen.

Nachteil #3: Wer ist für IT-Schäden haftbar?

Das beauftragende Unternehmen ist für Fehler des IT-Dienstleisters haftbar, was rechtliche und kostspielige Konsequenzen haben kann. Gehen beispielsweise sensible Daten durch eine Unachtsamkeit verloren, oder kommt es zu einem Systemausfall, so muss der Auftraggeber selbst für diesen Fehler haften und den entstanden Schaden ggfs. ersetzen. Es ist daher ratsam, sich im Vorhinein vertraglich abzusichern und alle Eventualitäten schriftlich festzuhalten. Begeht der IT-Dienstleister dann einen Fehler, so hat er vertragswidrig gehandelt und muss selbst für den Schaden aufkommen.

Tipps: So findet man einen guten Outsourcing-Anbieter

Ein erster Schritt ist die Recherche. Hier kann z.B. ein Blick auf das deutschlandweite Internetagenturrranking vom BVDW (Bundesverband Digitale Wirtschaft) helfen oder die jährliche Studie der Lünendonk GmbH. Das BVDW-Agenturranking befasst sich eher mit Firmen, die Web-Anwendungen und Websites entwickeln oder Online Marketing betreiben. Die Lünendonk-Studie befasst sich hingegen mit den vorwiegend hardware-technischen IT-Unternehmen.

Über Ausschreibungen kann man sich ebenfalls Angebote einholen, oder man schreibt selbst gezielt lokale Anbieter in der Region an. Letztere haben oft den Vorteil, dass diese vor Ort besuchbar sind und keine zusätzlichen Kosten für lange Reisen oder Anfahrten anfallen. So können wichtige Besprechungen und Präsentationen auch mal spontan abgehalten werden.

Ein weiteres Indiz für die Verlässlichkeit eines potentiellen IT-Anbieters können auch gängige Zertifikate wie z.B. die ISO-Norm 27001 für Datensicherheit sein, oder ausgewiesene Technologie-Partnerschaften.

Wenn es zum Vertrag kommt ist es ratsam, rechtlich relevante Eckpunkte zu den geschäftstragenden Prozessen, vorab vertraglich festzuhalten. Hierzu zählen unter anderem Konditionen und Kündigungsfristen. Zudem sollte vorab geklärt werden, was nach Beendigung des Vertrags mit Kundendaten und Rechten passiert (Puncto Datenschutz). Mögliche rechtliche Folgen können so bereits früh auf ein Minimum reduziert werden.

Eine Sonderform des Outsourcings: IT Offshoring

Das IT Offshoring ist eine gesonderte Form des IT Outsourcings und bezeichnet die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Unternehmen aus Übersee. Besonders beliebt sind derzeit die Länder Indien, die Philippinen und China. Aber auch Länder wie Thailand, Sri Lanka oder Mexiko entwickeln sich allmählich.

Anders als IT Outsourcing stand IT Offshoring in den letzten Jahren öfter in der Kritik. Mit der Auslagerung der Aufgaben ins Ausland fallen viele Arbeitsplätze weg, wodurch Fachkräfte in Deutschland schwerer einen passenden Job finden. Nicht selten gehen diese dann zu großen Konzernen in die USA, Großbritannien oder nach Skandinavien, wodurch der Mangel an nationalen Fachkräften weiter steigt. Für die Unternehmen selbst wirkt IT Offshoring zunächst oft sehr lukrativ aufgrund der steuerlichen Vorteile oder wegen den geringeren Standortkosten in Form von Miete-, Gebäude-, oder Mitarbeiterkosten.

IT-Dienstleister im Ausland: Potentielles Risiko?

Risikoreich wird IT Offshoring dann, wenn das politische Klima im Auslagerungsland instabil ist. Änderungen in der Regierungspolitik können zum Beispiel unvorhersehbare Probleme und Kosten mit sich ziehen, die im Voraus nicht kalkulierbar sind. Tendenziell sind demokratisch geführte Länder langfristig stabiler. Auch die Kommunikation ist oft zumindest kompliziert. Verschiedene Zeitzonen und Sprachbarrieren erschweren den Austausch, ein persönliches Treffen ist nur in den seltensten Fällen möglich. Zudem treffen verschiedene Einstellungen und Arbeitskulturen aufeinander, was zu Unstimmigkeiten und Ärger führen kann (aber nicht muss!).

IT Offshoring: Vorsicht vor Wirtschaftsspionage

Wer sich dazu entscheidet seine IT ins Ausland zu verlagern, der sollte sich zudem vorher absichern, dass die Datenschutzbestimmungen seines Landes eingehalten werden. Nicht in jedem Land gelten dieselben Gesetze. Ein Verstoß kann daher kostspielige Konsequenzen mit sich ziehen.

Es ist auf die gängigen ISO-Normen für die Datensicherheit zu achten. Software-Anwendungen, Räumlichkeiten, die Infrastruktur, als auch Mitarbeiter könnten ebenfalls anfällig für Wirtschaftsspionage sein. Auch wenn keine sensiblen Firmendaten im Ausland verarbeitet werden, wäre es denkbar, dass über ungesicherte Verbindungen, USB-Sticks oder Festplatten Malware ins eigene lokale System eingeschleust wird. Hier muss also besondere Vorsicht gelten.

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